Smidt-imex Purchase Conditions



Unless explicitly agreed otherwise, the purchase conditions below apply to all orders by Smidt-imex for goods and services, to the exclusion of all sales and delivery conditions of the supplier. In addition, the “Code of Conduct” of SMIDT-IMEX shall be deemed to be included in these purchase conditions.


2.1 Orders can be placed via electronic data exchange.

2.2 The supplier must submit his order confirmation and/or signed order form to Smidt-imex within 5 working days following the order. In case of default, Smidt-imex has the right to cancel the order without damage or other compensation.

2.3 The order contains the specifications under which the supplier will sell and Smidt-imex will purchase goods/services.

2.4 All P.O. acceptances, even conditional or deviating from the order confirmation apply as irrevocable acknowledgment of the application of these purchase conditions.


3.1 Unless explicitly agreed otherwise, prices are fixed, in the agreed currency and without exchange rate risk for Smidt-imex.

3.2 Prices include all charges (goods and services required to meet the specifications of this agreement), taxes and levies at the expense of the supplier and include the cost of suitable packaging (for the chosen transport).


Invoicing takes place at the earliest on delivery, is issued in the agreed currency and states, subject to the legally required notifications under penalty of refusal, Smidt-imex order reference (PO number), VAT number, article No., HS codes, description, quantity and price. Smidt-imex can withhold payment if the vendor’s invoice is incorrect or does not follow Smidt-imex’s billing instructions.


5.1 Shipments against payment upon delivery are prohibited unless expressly agreed in writing. Goods and services are always payable on invoice with a term expressed in days as agreed in the acceptance of the order, unless Smidt-imex made a written objection before the expiry of the said term regarding the delivery or the execution of the order.

5.2 Payment by Smidt-imex does not imply a waiver of Smidt-imex’s right to serve in this regard objection.


6.1 Delivery takes place in accordance with the Incoterms (2000 edition) stated by Smidt-imex in the order. The orders are executed at the indicated address.

6.2 Without prejudice to the provisions of Article 7 and unless otherwise agreed in this respect, ownership and risk of the goods will transfer to Smidt-imex upon delivery and, in the case of services, upon provisional acceptance thereof by Smidt-imex.

6.3 Unless otherwise agreed, the orders are delivered in one shipment. Changes in packaging or quantity of goods per packaging as well as replacement of goods that are no longer available require the prior approval of Smidt-imex.

6.4 It is not permitted to state the name of the supplier/importer on the (primary or secondary) packaging. The packaging tape must also be neutral.

6.5 Deliveries must always be made on Euro pallets. These can be returned upon delivery.

6.6 Smidt-imex only accepts full cartons, with a tolerance of maximum one “balance carton” per delivery. This must be clearly marked as such, stating the content quantity.

6.7 Delivery must be announced 2 days in advance, stating quantities and number of pallets.

6.8 Each delivery is accompanied by the necessary, fully completed delivery and transport documents. The consignment notes state the order form reference and the delivery note must be enclosed in 2 copies. The signing by Smidt-imex of the delivery note only applies as proof of receipt of the number of packages, but not for acceptance of quantity or quality or services.

6.9 The delivery of the goods or the execution of the order takes place in the agreed period. Smidt-imex is entitled to deviate from this without a claim for damages, provided that written notification of the deviation is made 4 weeks before the planned period.

6.10 Smidt-imex uses its right to recover any compensation for the damage suffered from the supplier. Force majeure is an exception to this. The parties hereby expressly agree that the fee will be deducted from the relevant invoice amount.

6.11 In the event of a delay in delivery or execution of more than 1 month, Smidt-imex is, without prejudice to its right to compensation, to cancel the order or the assignment in whole or in part, subject to notice of default but without judicial intervention, to return any goods received at the expense of the supplier. and to refuse future deliveries or services and to reclaim any payments made from the supplier, minus any retained goods.

6.12 The legal cases of force majeure suspend the performance by the parties of their obligations for the duration thereof, subject to written notification by the concerned party within 5 days of their occurrence.

6.13 Without prejudice to the provisions of articles 6, 7, 8 and 9, Smidt-imex is entitled to compensations for damage and cancellation or other compensation, including late payment interest in the event that the supplier is not, late or improperly for any reason other than force majeure fulfilling commitments.


7.1 Smidt-imex is entitled, at its expense, but without additional compensation to the supplier, upon simple request and at an agreed time, during production and before delivery, to carry out inspections in the workshops or warehouses of the supplier and its contractors or subcontractors.

7.2 Goods that do not meet the requirements of Article 8 may be rejected. In the event of rejection, Smidt-imex notifies the supplier of this and Smidt-imex is entitled, without notice of default or judicial intervention, to either enable the supplier to deliver complying goods within a period determined by Smidt-imex, or to cancel the order in whole or in part. In that case, the ownership and risk of the rejected goods will pass back to the supplier and all shipping and other relevant costs, including those of new delivery, are at the expense of the supplier, without prejudice to the right to compensation for all possible damage suffered.


8.1 The supplier guarantees that the delivered goods or services fully comply with the product specifications, technical documentation and any approved samples as well as the description stated in the order; are free from defects, construction & workmanship & material faults, fully comply with all applicable governmental, legal, regulatory and professional requirements (collectively “law”). In the event of a product recall, the supplier will follow the Smidt-imex instructions.

8.2 The supplier can submit a technical construction file at any time. This includes: test reports, design and manufacture data, storage and manufacture addresses.

8.3 The supplier can always submit proof of payment of the insurance premiums for product liability. The insurance explicitly states on the insurance certificate the buyer’s indemnity as “additional insurance” in connection with the supplier’s performance under this agreement. The insurers thus irrevocably and unconditionally waive any right to subrogation for claims against the buyer.


9.1 Unless otherwise agreed, the warranty period is 24 months from delivery, in view of the applicability of EU Directive 1999/44/EC. The supplier undertakes, at his expense, to repair or replace any defect or defective product reported in writing as soon as possible during the warranty period.

9.2 The supplier guarantees that the goods or services do not infringe any right of third parties, including but not limited to patents, brands, licenses, business and trade secrets, copyrights, drawings and models and all intellectual and industrial property rights or for industrial or intellectual proprietary protection rights (collectively “IP rights”). The supplier will immediately notify Smidt-imex of any such claims or actions as they arise. The supplier indemnifies Smidt-imex at all times against any claim and all damage resulting from any actual or alleged infringement of any right of third parties, directed or claimed by third parties against Smidt-imex with regard to the delivery of goods or services.


10.1 During the collaboration, the supplier, its subcontractors and/or their employees may be notified of certain proprietary information, in writing, orally or in any other form, whether or not marked as confidential or other similar designation, from Smidt-imex and/or its customers. All information is confidential and cannot be used or disclosed to third parties, other than for the supplier’s performance under this agreement.

Information that, as determined by relevant documentary evidence satisfactory to Smidt-imex, is no longer considered confidential, (a) is already in the lawful possession of the supplier at the time of disclosure by the discloser; (b) is through no act on the part of the SELLER, generally available to the public; (c) is consistent with what has been provided by the disclosure to a third party on a non-confidential basis; corresponds  to  that  furnished  by the DISCLOSER to any third party on a non-confidential basis; (d) corresponds in substance to that furnished to SELLER by a third party having  no  obligation  of  confidentiality  to  the  DISCLOSER;  or  (e)  is  required to be disclosed by law or government regulation, provided that SELLER provides reasonable prior notice of such required disclosure to Smidt-imex.

10.2 Except as required by law or with the prior written consent of Smidt-imex, Supplier shall neither (i) disclose the existence, terms and conditions, or subject matter of this Agreement to any party (collectively, “Agreement Info), (ii) issue press releases or any other publication regarding agreement information, (iii) make statements regarding the existence of a relationship between the supplier and Smidt-imex.


11.1 No change in or to the goods to be delivered and/or the production process or change to any provision of this agreement is valid or binding unless confirmed in writing by both parties, specifically stating that the change is intended to take precedence over this agreement. In case of omission, the supplier is deemed to be in default.

11.2 The same duty to warn applies if the supplier wishes to cease its activities or in the event of a takeover or merger of the supplier by/with another company without obligation for Smidt-imex to establish any business relationship with the acquirer or legal successor of the supplier.

11.3 In case of suspension of payments, imminent bankruptcy or poor creditworthiness of the supplier, Smidt-imex is entitled to break the agreement or cancel the order in accordance with the provisions of article 6.


The supplier is prohibited from outsourcing of the orders or assignments in whole or in part to third parties, without the prior written consent of Smidt-imex.


Current general purchase conditions as well as their application in the execution of orders or the delivery of goods are governed by Belgian law and any dispute in connection with this that cannot be resolved amicably between Smidt-imex and the supplier will be submitted to the courts of Antwerp, Belgium.



Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zijn onderstaande aankoopvoorwaarden van toepassing op alle bestellingen door Smidt-imex van goederen en diensten, dit met uitsluiting van alle verkoops- en leveringsvoorwaarden van de leverancier. Daarnaast wordt ook de “Code of Conduct” van SMIDT-IMEX geacht in deze aankoopvoorwaarden inbegrepen te zijn.


2.1 Bestellingen kunnen via elektronische gegevensuitwisseling worden geplaatst.

2.2 De leverancier dient binnen de 5 werkdagen volgend op de bestelling zijn orderbevestiging en/of ondertekende bestelbon aan Smidt-imex over te maken. Bij verzuim heeft Smidt-imex het recht de bestelling te annuleren zonder schade- of andere vergoeding.

2.3 De bestelling bevat de specificaties waaronder de leverancier zal verkopen en Smidt-imex zal goederen/diensten zal kopen.

2.4 Alle P.O.-aanvaardingen, zelfs voorwaardelijke of van de bestelling afwijkende orderbevestiging gelden als onherroepelijke erkenning der toepassing van deze aankoopvoorwaarden.


3.1 Behoudens uitdrukkelijk anders overeengekomen, zijn de prijzen vast, in de overeengekomen munt en zonder wisselkoersrisico voor Smidt-imex.

3.2 Prijzen zijn inclusief alle lasten (goederen en diensten die nodig zijn om aan de specificaties van deze overeenkomst te voldoen), taxen en heffingen ten laste van de leverancier en inclusief de kosten van (voor het gekozen transport) geschikte verpakking.


De facturatie geschiedt ten vroegste bij levering, wordt opgesteld in de overeengekomen munt en vermeldt, behoudens de wettelijk vereiste meldingen op straffe van weigering, Smidt-imex orderreferentie (PO nummer)BTW nummer, artikel Nr, HS codes, beschrijving, hoeveelheid en prijs. Smidt-imex kan de betaling inhouden als de factuur van de leverancier onjuist is of niet voldoet aan de factureringsinstructies van Smidt-imex.


5.1 Zendingen tegen betaling bij levering zijn verboden tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen. Goederen en diensten zijn steeds op factuur betaalbaar met een looptijd uitgedrukt in dagen zoals overeengekomen in de aanvaarding der bestelling, tenzij Smidt-imex voor het verstrijken van gezegde termijn schriftelijk bezwaar maakte inzake de levering of de uitvoering der opdracht.

5.2 Betaling door Smidt-imex houdt niet in dat er afstand wordt gedaan van het recht van Smidt-imex bezwaar dienaangaande in te dienen.


6.1 De levering geschiedt overeenkomstig de Incoterms (editie 2000) door Smidt-imex in de bestelling vermeld. De opdrachten worden uitgevoerd op het aangeduide adres.

6.2 Onverminderd het bepaalde in artikel 7 en behoudens afwijkende overeenkomst ter zake gaan eigendom en risico van de goederen op Smidt-imex over bij de levering en, in geval van diensten, bij voorlopige aanvaarding ervan door Smidt-imex.

6.3 Behoudens anders overeengekomen worden de bestellingen in één zending geleverd. Wijzigingen inzake verpakkingen of hoeveelheid goederen per verpakking alsmede vervanging van niet meer leverbare goederen behoeven het voorafgaandelijk akkoord van Smidt-imex.

6.4 Het is niet toegestaan om de naam van de leverancier/importeur te vermelden op de (primaire of secundaire) verpakking. Ook de verpakkingstape dient neutraal te zijn.

6.5 Leveringen dienen steeds op Europaletten te gebeuren. Deze kunnen bij levering in retour gegeven worden.

6.6 Smidt-imex aanvaardt uitsluitend volle kartons, met een tolerantie van maximum één “saldokarton” per levering. Deze dient duidelijk als zodanig gemarkeerd te worden met vermelding van het aantal.

6.7 De levering moet 2 dagen op voorhand aangekondigd worden met vermelding van aantallen en aantal pallets.

6.8 Elke levering is vergezeld van de nodige, volledig ingevulde levering- en transportdocumenten. De vrachtbrieven vermelden het bestelbonnummer en de leveringsbon dient in 2 exemplaren bijgevoegd. De ondertekening door Smidt-imex van de leveringsbon geldt enkel als bewijs van ontvangst van het aantal colli’s doch niet voor aanvaarding van hoeveelheid of kwaliteit of diensten.

6.9 De levering der goederen of de uitvoering der opdracht geschiedt in de overeengekomen periode. Smidt-imex is gerechtigd hiervan af te wijken zonder schade-eis mits schriftelijke kennisgeving van de afwijking 4 weken voor de geplande periode.

6.10 Smidt-imex gebruikt zijn recht om eventuele vergoeding van de geleden schade te verhalen op de leverancier. Overmacht vormt hierop een uitzondering. Partijen verklaren hierbij uitdrukkelijk akkoord te gaan dat de vergoeding op het relevante factuurbedrag wordt ingehouden.

6.11 Bij vertraging der levering of uitvoering van meer dan 1 maand is Smidt-imex, onverminderd haar recht op schadevergoeding, mits ingebrekestelling doch zonder gerechtelijke tussenkomst de bestelling of de opdracht geheel of gedeeltelijk te annuleren, de eventueel ontvangen goederen op kosten van leverancier terug te zenden en toekomstige leveringen of diensten te weigeren en de eventueel verrichte betalingen, onder aftrek van eventueel behouden goederen van de leverancier terug te vorderen.

6.12 De wettelijke gevallen van overmacht schorsen de uitvoering door partijen van hun verbintenissen voor de duur ervan mits schriftelijke kennisgeving door de betrokken partij binnen de 5 dagen na het zich voordoen ervan.

6.13 Onverminderd de bepalingen van de artikelen 6, 7, 8 en 9 heeft Smidt-imex het recht op schade- verbreking- en andere vergoedingen inclusief verwijlinteresten ingeval de leverancier om enige reden, andere dan overmacht, niet, niet-tijdig of niet behoorlijk zijn verbintenissen nakomt.


7.1 Smidt-imex is gerechtigd op haar kosten doch zonder bijkomende vergoeding aan de leverancier, op eenvoudig verzoek en overeen te komen tijdstip, tijdens de productie en voor de levering inspecties in de werkplaatsen of magazijnen van de leverancier en diens aannemers of onderaannemers te verrichten.

7.2 Goederen die niet aan de vereisten van artikel 8 voldoen kunnen worden afgekeurd. Bij afkeuring stelt Smidt-imex de leverancier hiervan in kennis en is Smidt-imex gerechtigd, zonder ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst hetzij de leverancier in staat te stellen binnen een door Smidt-imex bepaalde periode ter zake overeenstemmende goederen te leveren, hetzij de bestelling geheel of gedeeltelijk te annuleren. In dat geval gaan eigendom en risico van de afgekeurde goederen terug over op de leverancier en zijn alle verzending- en andere relevante kosten inclusief deze van nieuwe levering ten laste van leverancier onverminderd het recht op een vergoeding van alle mogelijke geleden schade.


8.1 De leverancier waarborgt dat de geleverde goederen respectievelijk diensten volledig overeenstemmen met de productspecificaties, technische documentatie en eventuele goedgekeurde stalen evenals de in de opdracht vermelde omschrijving; vrij zijn van gebreken, constructie- & fabricage- & en materiaalfouten, volledig voldoen aan alle toepasselijke overheids-, wettelijke, regelgevende en professionele vereisten (gezamenlijk “wet”). In het geval van een product recall zal de leverancier de instructies van Smidt-imex opvolgen.

8.2 De leverancier kan te allen tijde een technisch constructiedossier voorleggen. Dit houdt in: testrapporten, gegevens over ontwerp en vervaardiging, adressen van opslag en vervaardiging.

8.3 De leverancier kan steeds het bewijs van betaling van de verzekeringspremies voor productaansprakelijkheid voorleggen. De verzekering vermeldt expliciet op het verzekerings-certificaat de vrijwaring van de koper als “aanvullende verzekering” in verband met de prestatie van de leverancier onder deze overeenkomst. De verzekeraars doen dus onherroepelijk en onvoorwaardelijk afstand van enig recht op subrogatie voor claims tegen de koper.


9.1 Tenzij andersluidende overeenkomst bedraagt de waarborgperiode 24 maanden vanaf de levering, gelet op de toepasselijkheid van EU Richtlijn 1999/44/ EG. De leverancier verbindt er zich toe op zijn kosten, gedurende de waarborgperiode elk schriftelijk gemeld gebrek of gebrekkig product zo spoedig mogelijk te herstellen of te vervangen.

9.2 De leverancier garandeert dat de goederen of diensten geen inbreuk maken op enig recht van derden, inclusief maar niet beperkt tot octrooien, merken, licenties, zaken- en fabrieksgeheimen, auteursrechten, tekeningen en modellen en alle intellectuele en industriële eigendomsrechten of voor industrieel of intellectueel eigendomsrechtelijke bescherming vatbare rechten (gezamenlijk IP-rechten). De leverancier zal Smidt-imex onmiddellijk op de hoogte stellen van dergelijke claims of acties wanneer deze zich voordoen. De leverancier vrijwaart Smidt-imex te allen tijde voor elke aanspraak en alle schade ten gevolge van enigerlei daadwerkelijke of beweerde inbreuk op enig recht van derden, door derden lastens Smidt-imex gericht of gevorderd met betrekking tot levering van goederen of diensten.


10.1 Tijdens de samenwerking kunnen de leverancier, zijn onderaannemers en/of hun werknemers in kennis worden gesteld van bepaalde eigendomsinformatie, schriftelijk, mondeling of in enige andere vorm, al dan niet gemarkeerd als vertrouwelijk of een andere soortgelijke aanduiding, van Smidt-imex en/of zijn klanten. Alle informatie is vertrouwelijk en kan men niet gebruiken of bekendmaken aan derden, anders dan voor de prestaties van de leverancier onder deze overeenkomst.

Informatie die, zoals vastgesteld door relevant documentair bewijs dat bevredigend is voor Smidt-imex niet meer beschouwd worden als vertrouwelijke, (a) reeds in het rechtmatige bezit van de leverancier is op het moment van openbaarmaking door de bekendmaker; (b) door geen enkele handeling van de kant van de leverancier algemeen beschikbaar is voor het publiek; (c) overeenstemt met hetgeen door de vermelder op niet-vertrouwelijke basis aan een derde partij is verstrekt; (d) in wezen overeenstemt met hetgeen aan leverancier is verstrekt door een derde partij die geen geheimhoudingsplicht heeft jegens de leverancier; of vereist is om openbaar te worden gemaakt door wet of overheidsregulering, op voorwaarde dat leverancier een redelijke voorafgaande kennisgeving van een dergelijke vereiste openbaarmaking aan Smidt-imex verstrekt.

10.2 Behalve zoals vereist door de wet of met de voorafgaande schriftelijke toestemming van Smidt-imex, zal de leverancier noch (i) het bestaan, of de algemene voorwaarden, of het onderwerp van deze overeenkomst aan een partij bekendmaken (gezamenlijk “overeenkomstinfo), (ii) persberichten of enige andere publicatie uitgeven met betrekking tot overeenkomstinfo, (iii) verklaringen afgeven over het bestaan van een relatie tussen de leverancier en Smidt-imex.


11.1 Geen enkele wijziging in of aan de te leveren goederen en/of het productieproces of wijziging van enige bepaling van deze overeenkomst is geldig of bindend tenzij deze schriftelijk wordt bevestigd door beide partijen, waarbij specifiek wordt aangegeven dat het de bedoeling is dat de wijziging voorrang heeft op deze overeenkomst. Bij verzuim wordt de leverancier geacht in gebreke te zijn.

11.2 Dezelfde waarschuwingsplicht geldt ingeval de leverancier zijn activiteiten wenst te staken of ingeval van overname of fusie van leverancier door/met een andere onderneming zonder verplichting voor Smidt-imex tot enigerlei zakelijke betrekkingen met de overnemer of rechtsopvolger van leverancier.

11.3 Ingeval van staking van betalingen, dreigende faling of wankele kredietwaardigheid van de leverancier is Smidt-imex gerechtigd de overeenkomst te verbreken of de bestelling te annuleren overeenkomstig de bepalingen van artikel 6.


Het is de leverancier verboden de bestellingen of opdrachten geheel of gedeeltelijk aan derden uit te besteden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Smidt-imex.


Huidige algemene aankoopvoorwaarden alsmede de toepassing ervan bij de uitvoering van opdrachten of de leveringen van goederen worden beheerst door het Belgisch recht en elk geschil in verband hiermede dat niet minnelijk kan worden opgelost tussen Smidt-imex en de leverancier wordt ter beslechting voorgelegd aan de rechtbanken van Antwerpen, België.